Порядок поновлення актових записів цивільного стану

  • 121

      Відповідно до статті 9 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" реєстрація актів цивільного стану проводиться з метою забезпечення реалізації прав фізичної особи та офіційного визнання і підтвердження державою фактів народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті.

   Актовий запис цивільного стану – це документ органу державної реєстрації актів цивільного стану, який містить персональні відомості про особу та підтверджує факт проведення державної реєстрації актів цивільного стану.

    Підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану.
 Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державної архівної установи, підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є архівна довідка про його відсутність, видана державним архівом.
       У зв’язку з тимчасовою окупацією території України, існують непоодинокі випадки коли громадяни не мають можливості повторно отримати документи на підтвердження фактів народження особи, реєстрацій шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені та смерті з причини відсутності доступу до паперових носіїв актових записів, які знаходять на тимчасовій території України, та відсутністю відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.
      Окрім того, у громадян, по всяк час, виникає потреба у внесені змін до актових записів цивільного стану у зв'язку з усиновленням, скасуванням усиновлення, визнанням усиновлення недійсним, визнанням та встановленням факту батьківства, материнства, а також доповненням і виправленням відомостей.
      Заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою формою подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника при пред'явленні паспорта або паспортного документа.
      Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території  на їх вибір.
     Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

      Підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану.
 Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державної архівної установи, підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є архівна довідка про його відсутність,

       Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах державної реєстрації актів цивільного стану України
 Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.
 Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.
      У цих випадках заявник подає до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання копію рішення суду разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.
       Питання про поновлення актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
 У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідним  свідоцтвом про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.
 Питання про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану розглядаються дипломатичним представництвом або консульською установою України у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

      Поновлення актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника у випадку, якщо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземної держави є неможливим.
       Якщо заява про державну реєстрацію народження надійшла після закінчення одного року з дня народження дитини і до досягнення нею 16 років, державна реєстрація народження проводиться відділом ДРАЦС за місцем проживання дитини на загальних підставах без складання висновку. У цих випадках пред’являються довідка про народження закладу охорони здоров’я, довідка про перебування дитини під наглядом лікувального закладу, а також довідка з місця проживання дитини; за відсутності такої довідки місце проживання дитини може бути підтверджене паспортом або паспортним документом одного з батьків або законних представників дитини.
 Державна реєстрація народження дитини, яка досягла 16 років, але актовий запис про народження не був своєчасно складений, може бути проведена за її письмовою заявою з пред’явленням паспорта при складанні висновку.
 Складений актовий запис про народження із зазначенням після порядкового номера: «Державна реєстрація з пропуском строку» – включається до книги поновлених актових записів про народження.
 Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах цивільного стану здійснюється необхідна перевірка, під час якої з’ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини.
 Вік особи в поновленому актовому записі про народження зазначається на підставі поданих заявником документів, якщо вони не мають суперечностей.
 На підтвердження достовірності поданих заявником документів про реєстрацію актів цивільного стану відділ реєстрації актів цивільного стану додає до матеріалів справи копії відповідних актових записів цивільного стану або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
       У разі зберігання відповідного актового запису цивільного стану в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її отримання, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.
       Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.

      На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану